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Anleitung für Veranstalter

Alles, was ihr einstellen könnt – Schritt für Schritt

Vom Konto bis zum Download aller Fotos: Hier ist jede Einstellung erklärt, in der Reihenfolge, in der ihr sie braucht. Die Bezeichnungen in „Anführungszeichen“ findet ihr genau so in eurem Konto.

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Event anlegen

Name, Datum, Galerie-Wahl, Zahlungsmethode – in wenigen Minuten.

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QR-Code verteilen

Tischaufsteller drucken oder Link per WhatsApp schicken.

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Fotos herunterladen

Nach der Feier alles als ZIP – Fotos in Originalqualität.

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Konto anlegen

  1. Auf der Startseite auf „Event anlegen“ (bzw. „Starten“) tippen und „Neues Konto erstellen“ wählen.
  2. Vor- und Nachname, E-Mail, Passwort (mindestens 8 Zeichen), Telefon und Anschrift eingeben – die Angaben erscheinen auf eurer Rechnung. AGB akzeptieren, fertig.
  3. Ihr bekommt eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst nach dem Klick darauf ist das Konto aktiv.
Schon ein Konto? Über „Anmelden“ oben rechts. Passwort vergessen? Auf der Anmeldeseite „Passwort vergessen“ wählen – ihr bekommt einen Link zum Zurücksetzen per E-Mail.
Illustration – so sieht es in eurem Konto aus
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Event anlegen – der Assistent

Nach dem Login führt euch „Neues Event“ in sechs kurzen Schritten durch die Buchung. Mit „Zurück“ könnt ihr jederzeit korrigieren, gebucht wird erst ganz am Ende.

Schritt 1 – Name

Wie heißt eure Veranstaltung, z. B. „Anna & Tom“ oder „Sommerfest 2026“? Der Name steht auf der Gästeseite und auf den Druckvorlagen und lässt sich später ändern.

Schritt 2 – Zeitraum

„Erster Tag“ und „Letzter Tag“ eurer Feier, höchstens 7 Tage. Ab dem ersten Tag können Gäste hochladen. Der Start darf nicht in der Vergangenheit liegen.

Schritt 3 – Kulanzzeit

Wie lange dürfen Gäste nach dem letzten Tag noch Fotos und Videos nachreichen?

KeineDownload direkt nach dem letzten Tag
1 TagFür Nachzügler am Tag danach
2 TageEtwas Luft zum Nachreichen
3 TageEmpfohlen für Hochzeiten
1 WocheViel Zeit zum Nachreichen
2 WochenMaximum

Wichtig: Der Download aller Bilder ist möglich, sobald die Kulanzzeit vorbei ist. Ihr könnt sie später auf der Event-Seite noch ändern, solange das Event läuft.

Schritt 4 – Galerie

Sollen eure Gäste die Bilder auch sehen?

  • „Nur wir“ (Standard) – nur ihr seht die Fotos und Videos.
  • „Galerie für Gäste“ – alle Gäste mit eurem QR-Code können schon während der Feier durch alle Fotos und Videos stöbern.

Bei „Galerie für Gäste“ bestätigt ihr einen kurzen Hinweis: Uploads werden nicht automatisch geprüft, und für die gezeigten Inhalte seid ihr als Veranstalter verantwortlich. Umschalten könnt ihr jederzeit auf der Event-Seite.

Schritt 5 – Zahlungsmethode

Einmalig pro Konto: Kreditkarte, PayPal, Apple Pay oder Google Pay über unseren Zahlungsdienstleister Mollie. Zur Prüfung wird ein kleiner Betrag (derzeit 1,00 €) abgebucht und sofort automatisch erstattet. Ohne hinterlegte Zahlungsmethode können Gäste nicht hochladen.

Schritt 6 – Zusammenfassung & Buchung

Ihr seht alle Angaben und den Preis (49 € pro Event). Mit „Zahlungspflichtig buchen“ ist das Event sofort aktiv – euer QR-Code erscheint direkt danach, und ihr bekommt eine Bestätigung per E-Mail. Bezahlt wird erst nach der Feier.
Illustration – so sieht es in eurem Konto aus
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Eure Event-Seite im Überblick

Alles zu eurem Event findet ihr an einem Ort. Ganz oben:

  • „Galerie öffnen“ – alle Fotos und Videos, live aktualisiert.
  • „Gästemodus öffnen“ – die Kamera so, wie eure Gäste sie sehen. Ideal für ein Testfoto.
  • „Druckvorlagen“ – Tischaufsteller und Karten mit eurem QR-Code.

Darunter steht alles direkt offen, ohne Aufklappen: „Gästeseite gestalten“, der Schalter „Online-Galerie für Gäste“ und die „Event-Einstellungen“. Daneben (auf dem Handy oben) QR-Code und Link, der Download und ein „Überblick“ mit Fotos, Videos, Preis und Terminen. Fehlt noch die Zahlungsmethode, seht ihr ganz oben einen Hinweis mit „Jetzt hinterlegen“.

Illustration – so sieht es in eurem Konto aus
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QR-Code & Link teilen

  • „QR-Code für Gäste“ – direkt auf der Event-Seite. Mit „QR als PNG“ oder „QR als SVG“ speichert ihr ihn für eigene Designs, Einladungen oder die Druckerei.
  • „Link kopieren“ – für Einladungen, E-Mails oder eure Hochzeitswebsite.
  • „Per WhatsApp teilen“ – schickt den Link mit einem kurzen Text an eure Gästegruppe.
Gäste ohne QR-Scanner gehen auf fuchsbau-memories.de und geben den 6-stelligen Event-Code ein. Groß- und Kleinschreibung ist dabei egal.
Illustration – so sieht es in eurem Konto aus
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Gästeseite gestalten

So begrüßt die Seite eure Gäste, wenn sie den QR-Code öffnen. In der Handy-Vorschau seht ihr jede Änderung sofort – übernommen wird sie mit „Speichern“.

Event-Bild

Mit „Bild auswählen“ ladet ihr z. B. euer Save-the-Date-Motiv, ein Paarfoto oder ein Logo hoch (JPG, PNG oder WebP). „Anderes Bild wählen“ tauscht es, „Entfernen“ löscht es. Ohne Bild erscheint ein schlichter Hintergrund mit Logo.

Text über dem Event-Namen

Standard ist „Willkommen bei“, bis zu 60 Zeichen frei wählbar.

Stil des Bildes

WeichGanzes Bild unscharf
ScharfBild klar, Verlauf unten
TextfeldNur die Text-Box unscharf
RahmenBild wie ein Polaroid
DuotonBild in Marken-Farbe getönt

Farben der Buttons

Für den Hauptbutton „Direktfoto“ stehen 14 Farben zur Wahl (von Orange über Rosé und Salbei bis Schwarz). Für die Buttons „Video“, „Aus Galerie“ und „Galerie ansehen“ gibt es 12 Stile, z. B. Creme, Weiß, Gold, Glas dunkel oder nur Rahmen.
Illustration – so sieht es in eurem Konto aus
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Tischaufsteller & Karten drucken

  1. Auf der Event-Seite „Druckvorlagen“ öffnen.
  2. Eine Vorlage wählen – sortiert nach Anlass: Hochzeit, Geburtstag & Jubiläum, Taufe/Kommunion & Familie, Firma & Verein, Feiertage, Party und Zeitlos.
  3. Das Format wählen: „3 Aufsteller“ oder „2 Aufsteller“ (zum Falten), „4 Karten A6“ oder „Aushang A4“. Alles passt auf normales A4-Papier.
  4. Unter „Texte anpassen“ jede Zeile umschreiben – ein leeres Feld blendet die Zeile aus. Mit dem Schalter für den Code entscheidet ihr, ob unter dem QR-Code auch der Event-Code mit Webadresse steht; ohne wird der QR-Code etwas größer. „Standardtexte wiederherstellen“ setzt alles zurück.
  5. Drucken – oder „Als PDF speichern“ bzw. „Als Bild (PNG) speichern“ für den Copyshop.
Im Druckdialog „Tatsächliche Größe“ bzw. „100 %“ wählen, nicht „An Seite anpassen“. Für Aufsteller am besten etwas dickeres Papier nehmen (160–250 g/m²).
Illustration – so sieht es in eurem Konto aus
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Während der Feier

  • Live-Galerie: Jedes Foto erscheint in eurer Galerie, sobald es hochgeladen ist – ohne Neuladen.
  • Galerie für Gäste an oder aus: Auf der Event-Seite unter „Online-Galerie für Gäste“ jederzeit umschaltbar.
  • Schlechter Empfang? Kein Problem: Fotos warten auf dem Handy des Gastes und werden automatisch nachgeschickt, sobald wieder Netz da ist.
Macht vor der Feier ein Testfoto über „Gästemodus öffnen“. Dann wisst ihr genau, was eure Gäste sehen – und die Galerie zeigt euch, dass alles ankommt.
Illustration – so sieht es in eurem Konto aus
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Ändern, beenden, löschen

„Event-Einstellungen“

Name, „Erster Tag“, „Letzter Tag“ und Kulanzzeit stehen direkt auf der Event-Seite – ändern und „Speichern“. Darunter seht ihr sofort, bis wann Gäste hochladen können. Den ersten Tag könnt ihr nur ändern, solange die Veranstaltung noch nicht begonnen hat; die Kulanzzeit, solange Gäste noch hochladen können. Insgesamt bleibt es bei höchstens 7 Tagen, der Preis ändert sich nicht.

„Veranstaltung jetzt beenden“

Beendet das Hochladen sofort, z. B. wenn ihr früher an die Bilder wollt. Abgerechnet wird wie geplant. Über „Letzter Tag“ lässt sich der Zeitraum bei Bedarf wieder verlängern.

„Veranstaltung löschen“

Nur möglich, bevor die Veranstaltung begonnen hat – dann kostenlos. Danach ist Löschen nicht mehr möglich, weil Gäste bereits hochladen können. Achtung: Der Code wird ungültig, schon gedruckte QR-Codes funktionieren nicht mehr.
Illustration – so sieht es in eurem Konto aus
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Nach der Feier: alle Fotos herunterladen

  1. Sobald das Hochladen beendet ist (letzter Tag plus Kulanzzeit, oder nach „Veranstaltung jetzt beenden“), erscheint auf der Event-Seite „Alle Fotos & Videos herunterladen“.
  2. „Download (.zip)“ wählen. Ihr bekommt alle Fotos und Videos in voller Auflösung, ohne Wasserzeichen. Bei vielen Videos kann das Vorbereiten des ZIP einen Moment dauern.
Die Dateien bleiben 30 Tage nach Ende des Hochladens verfügbar, danach werden sie automatisch und endgültig gelöscht. Das genaue Datum steht auf der Event-Seite unter „Aufbewahrung (DSGVO)“. Bitte rechtzeitig herunterladen und selbst sichern.
Illustration – so sieht es in eurem Konto aus
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Abrechnung & Zahlungsmethode

  • Festpreis: 49 € pro Event, egal wie viele Gäste, Fotos oder Videos. Kein Abo.
  • Wann wird abgebucht? Automatisch, sobald das Hochladen endet – planmäßig oder nach „Veranstaltung jetzt beenden“.
  • Zahlungsmethode ändern: Unter „Abrechnung“ → „Zahlungsmethode ändern“. Eure bisherige Zahlungsmethode bleibt aktiv, bis die neue bestätigt ist – ein laufendes Event ist also nie ohne Zahlungsmethode.
  • Abbuchung fehlgeschlagen? Wir melden uns per E-Mail und versuchen es automatisch erneut.
Illustration – so sieht es in eurem Konto aus
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Konto & Passwort

Unter „Konto“ pflegt ihr eure Angaben (Name, Firma, Telefon, Anschrift) – sie erscheinen auf euren Rechnungen. Im Bereich „Sicherheit“ ändert ihr euer Passwort mit „Passwort ändern“.

Illustration – so sieht es in eurem Konto aus
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Tipps für viele Fotos

  • Auf jeden Tisch einen Aufsteller – und einen an Bar, Eingang oder Fotowand.
  • Den Link schon vorab in die Einladung oder Gästegruppe schicken.
  • Kurz bei der Begrüßung oder Rede erwähnen: „Scannt den Code auf euren Tischen!“
  • Ein persönliches Event-Bild macht die Gästeseite sofort als eure erkennbar.
  • Bei Hochzeiten 3 Tage Kulanzzeit wählen – viele Gäste schauen ihre Bilder erst am Tag danach durch.
Illustration – so kann es auf euren Tischen aussehen

Noch eine Frage offen?

Schreibt uns an info@fuchsbau-eventtechnik.de oder ruft an: 04963 3067624

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